Algemene voorwaarden & Privacybeleid — Proswimlab

Welkom bij Proswimlab! Om onze zwemlessen op een eerlijke, transparante en professionele manier te organiseren, hanteren wij onderstaande voorwaarden. Door in te schrijven voor een les of lessenreeks verklaart de deelnemer (of ouder/voogd) zich akkoord met deze voorwaarden.

1. Inschrijving en betaling

Een inschrijving is pas definitief na ontvangst van de volledige betaling voor de gekozen lessenreeks. Na betaling worden de lessen zichtbaar in het gebruikersaccount. Inschrijvingen zijn bindend. Verzoeken tot wijziging, verplaatsing of annulatie kunnen via e-mail worden ingediend, maar geven geen recht op aanpassing. Een wijziging is enkel geldig na schriftelijke bevestiging door Proswimlab.

2. Lesvormen en organisatie

Proswimlab organiseert privélessen, duo- en triolessen en groepslessen. De concrete invulling van lessen, planning en lesgevers wordt bepaald door Proswimlab in functie van kwaliteit, beschikbaarheid van het zwembad en de lesgevers, en organisatorische efficiëntie.

3. Lessenreeksen en deelname

De lessen worden georganiseerd in vaste reeksen met vooraf vastgelegde data en tijdstippen. De deelnemer is verantwoordelijk voor zijn/haar aanwezigheid. Gemiste lessen kunnen niet worden ingehaald, verplaatst of geruild, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk door Proswimlab wordt bevestigd.

4. Matchmaking en groepsvorming

Deelnemers kunnen bij voorinschrijving aangeven of zij openstaan voor matchmaking. Door hiermee akkoord te gaan, geeft de deelnemer toestemming aan Proswimlab om deelnemers te combineren op basis van onder meer niveau, leeftijd en beschikbaarheid. Proswimlab bepaalt steeds de uiteindelijke groepssamenstelling. Indien de samenstelling van een groep de kwaliteit, veiligheid of voortgang van de lessen beïnvloedt, behoudt Proswimlab zich het recht voor om groepen op elk moment aan te passen, te herverdelen of op te splitsen. Matchmaking kan via e-mail verlopen. Een voorgestelde match en lesmoment wordt definitief na bevestiging door de betrokken deelnemers. Vanaf dat moment is de inschrijving bindend en wordt de facturatie opgestart.

5. Groepscapaciteit en tarieven

Groepslessen worden georganiseerd op basis van een vooraf bepaalde capaciteit en bijhorende tarieven. Indien het voorziene aantal deelnemers niet wordt bereikt, behoudt Proswimlab zich het recht voor om het tarief aan te passen in functie van het effectieve aantal deelnemers, of een alternatief voorstel te doen, zoals een andere lesvorm of herplanning. De inschrijving wordt pas definitief na akkoord met het voorgestelde lesmoment en tarief.

6. Inschrijvingen met meerdere deelnemers

Bij inschrijving voor meerdere deelnemers via één hoofdboeker blijft deze verantwoordelijk voor de opgegeven groepssamenstelling. Indien het aantal deelnemers nadien wijzigt, blijft de oorspronkelijke inschrijving en het bijhorende tarief van toepassing. Proswimlab kan ondersteuning bieden bij het zoeken naar vervangende deelnemers via matchmaking. Dit betreft een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

7. Herinschrijving en prioriteiten

Actieve deelnemers krijgen de mogelijkheid om hun lessenreeks te verlengen met behoud van hun huidig lesmoment. De concrete planning en toewijzing blijven afhankelijk van de beschikbaarheid van het zwembad en de lesgevers. Proswimlab behoudt zich het recht voor om hierin wijzigingen door te voeren. Bij de organisatie van nieuwe lessenreeksen wordt gewerkt met volgende prioriteitsvolgorde: (1) actieve deelnemers met behoud van lesmoment, (2) actieve deelnemers met flexibiliteit, (3) nieuwe deelnemers. De uiteindelijke planning wordt bepaald door Proswimlab.

8. Annulatie en afwezigheid

Een bevestigde inschrijving is bindend. Annulatie door de deelnemer geeft geen recht op terugbetaling of inhaalbeurten. Persoonlijke omstandigheden vallen onder eigen verantwoordelijkheid. No-shows geven geen recht op terugbetaling of inhaalmoment. Uitzonderingen zijn uitsluitend mogelijk zoals beschreven in artikel 9 en 10.

9. Overmacht

In geval van overmacht (staking, pandemie, technische storing, sluiting van het zwembad) kan Proswimlab lessen annuleren of verplaatsen, en voorziet een passend alternatief zoals een inhaalmoment. Verlenging of verschuiving naar een volgende lessenreeks is niet mogelijk. Er wordt geen terugbetaling voorzien voor lessen die door overmacht niet kunnen doorgaan.

10. Ziekte of langdurige afwezigheid

Bij ziekte of blessure langer dan drie weken kan een gedeeltelijke terugbetaling worden overwogen, op voorwaarde dat Proswimlab de vrijgekomen plaatsen kan invullen. Bij afwezigheid korter dan drie weken is geen terugbetaling mogelijk.

11. Lesuitval door Proswimlab

Indien een les niet kan doorgaan door omstandigheden binnen de verantwoordelijkheid van Proswimlab, voorziet Proswimlab een inhaalmoment, of anders terugbetaling.

12. Lesgevers en uitvoering

Proswimlab bepaalt de inzet en planning van lesgevers en communiceert wijzigingen vooraf waar redelijkerwijs mogelijk.

13. Veiligheid en gedrag

Deelnemers en ouders respecteren de veiligheidsregels van Proswimlab en het zwembad. Proswimlab kan deelnemers met storend, gevaarlijk of ongepast gedrag uitsluiten, met eventuele deels/volledige terugbetaling naargelang de omstandigheden.

14. Aansprakelijkheid

Deelname gebeurt op eigen risico. De verzekering dekt uitsluitend schade die het rechtstreeks gevolg is van een fout of nalatigheid van een lesgever of medewerker. Proswimlab is niet aansprakelijk voor verlies, schade of diefstal van persoonlijke bezittingen.

15. Communicatie

Administratieve en financiële communicatie verloopt via e-mail. Andere kanalen zijn niet bindend voor zulke afspraken. Proswimlab streeft naar een antwoord binnen vijf werkdagen.

16. Slotbepaling

Door in te schrijven verklaart de deelnemer deze voorwaarden gelezen te hebben en ermee akkoord te gaan. Proswimlab kan deze voorwaarden wijzigen; de meest recente versie staat steeds op de website.

Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke: Proswimlab BV. Contact: maarten@proswimlab.be

Proswimlab verwerkt persoonsgegevens (naam, contactgegevens, factuurgegevens, en waar van toepassing gegevens van minderjarige deelnemers via ouder/voogd) om inschrijvingen en facturatie van zwemlessen te verwerken en te communiceren met deelnemers/ouders. Tijdens de lessen kan beeldmateriaal worden genomen voor didactische of promotionele doeleinden; deelnemers die dit niet wensen, melden dit schriftelijk bij inschrijving.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (inschrijving) en, waar van toepassing, toestemming (bv. beeldmateriaal, matchmaking).

Bewaartermijn: gegevens worden bewaard zolang noodzakelijk voor de dienstverlening en wettelijke verplichtingen (o.a. boekhouding).

Delen met derden: Proswimlab deelt geen persoonsgegevens met derden, behalve waar wettelijk vereist of noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst (bv. betalingsverwerker).

Rechten: je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Contacteer ons via maarten@proswimlab.be.

Advertentiebeheer (Google Ads)

Proswimlab gebruikt de Google Ads API om prestatiegegevens (klikken, vertoningen, kosten, conversies) van haar eigen advertentiecampagnes op te vragen en te beheren. Dit betreft uitsluitend bedrijfsgegevens over advertentieprestaties, geen persoonsgegevens van individuele websitebezoekers of klanten. Enkel de zaakvoerder van Proswimlab heeft toegang tot deze gegevens en de bijhorende Google-accountautorisatie. Deze gegevens worden nooit gedeeld met derden en enkel intern gebruikt voor rapportage en optimalisatie van de eigen advertenties.